4. 会議室を利用する
会議室を利用するときの操作について説明します。
4.1. 画面をタップして操作する場合
4.1.1. 会議室の利用フロー
4.1.1.1. 会議室を事前予約する場合
会議室を事前予約して利用する場合の基本的なフローを説明します。
※の項目はオプション設定によって実行されない場合があります。
「退室」ボタンをタップしなかった場合、会議の予定終了時刻になると会議は自動的に終了します。
4.1.1.2. 空き会議室をその場で予約して入室する場合
メイン画面が「空室」と表示されている際に、その場で会議室を予約してすぐに入室する場合のフローを説明します。
※の項目はオプション設定によって実行されない場合があります。
「退室」ボタンをタップしなかった場合、会議の予定終了時刻になると会議は自動的に終了します。
4.1.2. 会議室の利用を開始する
= 手順 =
入室待ち画面で［入室］をタップします。
→ 「参加人数の入力」ダイアログが表示されます。
注釈
「参加人数入力」機能がOFFの場合、入力画面は表示されません。
- 会議の参加人数を入力し［完了］をタップします。
「0」以外の数値を入力してください。
→ 使用中画面に切り替わります。
4.1.3. 会議室の利用を終了する
= 手順 =
使用中画面で［退室］をタップします。
→ 確認ダイアログが表示されます。
退室する場合は［はい］をタップします。
→ 退室が完了すると「予約を終了しました」というメッセージが表示され、メイン画面に戻ります。
重要
R-EX3.0.13以降のR-EX3.0.X、R-EX4.0.2以降のR-EX4.0.X、WR10-EX4.0.X以降では、予定開始時刻後のみ予約の退室ができます。予定開始時刻より前に退室操作をした場合は、退室できない旨のメッセージが表示されます。
4.1.4. 空室を利用する
注釈
メイン画面が「空室」の状態で「今すぐ利用」が表示されていない場合、管理者によって本機能は利用できないように設定されています。
= 手順 =
［今すぐ利用］をタップします。
→ 「今すぐ利用」ダイアログが表示されます。
予約する利用時間を選択し［次へ］をタップします。
注釈
次の会議室予約に重なってしまう利用時間は表示されません。
→ 「参加人数の入力」ダイアログが表示されます。
注釈
「参加人数入力」機能がOFFの場合、入力画面は表示されません。
- 会議の参加人数を入力し［次へ］をタップします。
「0」以外の数値を入力してください。
キーボードが表示されるのでメモを入力し、［入力完了］をタップします。
注釈
「メモ入力」機能がOFFの場合、入力画面は表示されません。
→ キーボードが非表示になります。
［次へ］をタップします。
操作する人のExchangeのメールアドレスを入力し［次へ］をタップします。
→ 「パスワードを入力」ダイアログが表示されます。
注釈
ログインID/パスワード入力を要求するように設定されていない場合は、「ログインIDを入力」ダイアログと「パスワードを入力」ダイアログは表示されません。操作する人のExchangeのパスワードを入力し［完了］をタップします。
→ 予約が完了すると、「予約が完了しました」というメッセージが表示され、メイン画面に戻ります。
4.1.5. 予約を中止する
注釈
= 手順 =
入室待ち状態のメイン画面で［中止］をタップします。
→ 予約中止の確認ダイアログが表示されます。
［はい］をタップします。
→ 「予約の中止」ダイアログが表示されます。
操作する人のExchangeのメールアドレスを入力し［次へ］をタップします。
→ 「パスワードを入力」ダイアログが表示されます。
注釈
ログインID/パスワード入力を要求するように設定されていない場合は、「ログインIDを入力」ダイアログと「パスワードを入力」ダイアログは表示されません。
操作する人のExchangeのパスワードを入力し［完了］をタップします。
→ 削除が完了すると、「予約は削除されました」というメッセージが表示され、メイン画面に戻ります。
4.1.6. 予約を延長する
= 手順 =
使用中画面で［延長］をタップします。
→ 「予約の延長」ダイアログが表示されます。
延長する時間を指定し［次へ］をタップします。
操作する人のExchangeのメールアドレスを入力し［次へ］をタップします。
→ 「パスワードを入力」ダイアログが表示されます。
注釈
ログインID/パスワード入力を要求するように設定されていない場合は、「ログインIDを入力」ダイアログと「パスワードを入力」ダイアログは表示されません。
操作する人のExchangeのパスワードを入力し［完了］をタップします。
→ メイン画面に戻り、「予約を延長しました」というメッセージが表示されます。予定終了時刻が延長した時刻で表示されます。重要
R-EX3.0.13以降のR-EX3.0.X、R-EX4.0.2以降のR-EX4.0.X、WR10-EX4.0.X以降では、予定開始時刻後のみ予約の延長ができます。予定開始時刻より前に延長操作をした場合は、延長できない旨のメッセージが表示されます。
4.1.7. 予約の自動キャンセル
注釈
- 自動キャンセル機能がONの場合
- 予定開始時刻を過ぎても「入室」がタップされない場合、予約が自動的にキャンセルされ「空室」状態になります。アラーム音が設定されている会議室では、自動キャンセルが実行される前にアラームが1回または2回鳴ります。自動キャンセルが実行された場合、グループウェアの会議室の予定表は、自動キャンセルが実行された時刻に短縮されます。予約者および参加者の予定表は更新されません。
注釈
アラームが鳴る回数と時間は、管理者に確認してください。
- 自動キャンセル機能がOFFの場合
- メイン画面は予定終了時刻まで「入室待ち」と表示され、自動キャンセルは実行されません。予定終了時刻になると予約は自動的に終了し「空室」または次の予約が表示されます。
4.1.8. 予約時間終了を知らせるアラーム
注釈
アラームが鳴る時間と回数は管理者に確認してください。
4.2. 社員証（ICカード）で操作する場合
社員証や入館証などのICカードを端末にタッチし、会議室の利用を開始します。
4.2.1. 会議室の利用フロー
4.2.1.1. 会議室を事前予約する場合
会議室を事前予約して利用する場合の基本的なフローを説明します。
※の項目はオプション設定によって実行されない場合があります。
「退室」ボタンをタップしなかった場合、会議の予定終了時刻になると会議は自動的に終了します。
4.2.1.2. 空き会議室をその場で予約して入室する場合
メイン画面が「空室」と表示されている際に、その場で会議室を予約してすぐに入室する場合のフローを説明します。
※の項目はオプション設定によって実行されない場合があります。
「退室」ボタンをタップしなかった場合、会議の予定終了時刻になると会議は自動的に終了します。
4.2.2. 会議室の利用を開始する
4.2.2.1. 入室ボタンが表示されている場合
「入室」ボタンが表示されている場合はボタンをタップし、社員証や入館証などのICカードを端末にタッチして利用を開始します。
= 手順 =
入室待ち画面で［入室］をタップします。
→ 「社員証連携」機能による認証を求めるダイアログが表示されます。
端末に表示されているメッセージにしたがい、ICカードを端末にタッチします。
注釈
管理者の設定によって、表示されるメッセージは異なります。
→ 「参加人数の入力」ダイアログが表示されます。
注釈
「参加人数入力」機能がOFFの場合、入力画面は表示されません。
- 会議の参加人数を入力し［完了］をタップします。
「0」以外の数値を入力してください。
→ 使用中画面に切り替わります。
4.2.2.2. 入室ボタンが表示されていない場合
「入室待ち」の状態で「入室」ボタンが表示されていない場合は、会議室を利用するためのメッセージが表示されます。
= 手順 =
端末に表示されているメッセージにしたがい、ICカードを端末にタッチします。
注釈
管理者の設定によって、表示されるメッセージは異なります。
→ 「参加人数の入力」ダイアログが表示されます。
注釈
「参加人数入力」機能がOFFの場合、入力画面は表示されません。
- 会議の参加人数を入力し［完了］をタップします。
「0」以外の数値を入力してください。
→ 使用中画面に切り替わります。
4.2.3. 会議室の利用を終了する
= 手順 =
使用中画面で［退室］をタップします。
→ 「社員証連携」機能による認証を求めるダイアログが表示されます。
端末に表示されているメッセージにしたがい、ICカードを端末にタッチします。
注釈
管理者の設定によって、表示されるメッセージは異なります。
→ 退室が完了すると「予約を終了しました」というメッセージが表示され、メイン画面に戻ります。
重要
予定開始時刻より前に退室操作をした場合は、退室できない旨のメッセージが表示されます。
4.2.4. 空室を利用する
注釈
メイン画面が「空室」の状態で、利用するためのメッセージが表示されていない場合、管理者によって本機能は利用できないように設定されています。
= 手順 =
端末に表示されているメッセージにしたがい、ICカードを端末にタッチします。
注釈
管理者の設定によって、表示されるメッセージは異なります。
→ 「今すぐ利用」ダイアログが表示されます。
予約する利用時間を選択し［次へ］をタップします。
注釈
次の会議室予約に重なってしまう利用時間は表示されません。
→ 「参加人数の入力」ダイアログが表示されます。
注釈
「参加人数入力」機能がOFFの場合、入力画面は表示されません。
- 会議の参加人数を入力し［次へ］をタップします。
「0」以外の数値を入力してください。
キーボードが表示されるのでメモを入力し、［入力完了］をタップします。
注釈
「メモ入力」機能がOFFの場合、入力画面は表示されません。
→ キーボードが非表示になります。
［完了］をタップします。
→ 予約が完了すると、「予約が完了しました」というメッセージが表示され、メイン画面に戻ります。
4.2.5. 予約を中止する
注釈
メイン画面が「入室待ち」の状態で、［中止］ボタンが表示されていない場合、管理者によって本機能は利用できないように設定されています。
= 手順 =
入室待ち状態のメイン画面で［中止］をタップします。
→ 「社員証連携」機能による認証を求めるダイアログが表示されます。
注釈
「中止」機能がOFFの場合、［中止］ボタンは表示されません。
端末に表示されているメッセージにしたがい、ICカードを端末にタッチします。
注釈
管理者の設定によって、表示されるメッセージは異なります。
→ 削除が完了すると、「予約は削除されました」というメッセージが表示され、メイン画面に戻ります。
4.2.6. 予約を延長する
= 手順 =
使用中画面で［延長］をタップします。
→ 「社員証連携」機能による認証を求めるダイアログが表示されます。
端末に表示されているメッセージにしたがい、ICカードを端末にタッチします。
注釈
管理者の設定によって、表示されるメッセージは異なります。
→ 「予約の延長」ダイアログが表示されます。
延長する時間を指定し［完了］をタップします。
→ メイン画面に戻り、「予約を延長しました」というメッセージが表示されます。予定終了時刻が延長した時刻で表示されます。重要
予定開始時刻より前に延長操作をした場合は、延長できない旨のメッセージが表示されます。
4.2.7. 予約の自動キャンセル
注釈
- 自動キャンセル機能がONの場合
- 予定開始時刻を過ぎても「入室」がタップされない場合、予約が自動的にキャンセルされ「空室」状態になります。アラーム音が設定されている会議室では、自動キャンセルが実行される前にアラームが1回または2回鳴ります。自動キャンセルが実行された場合、グループウェアの会議室の予定表は、自動キャンセルが実行された時刻に短縮されます。予約者および参加者の予定表は更新されません。
注釈
アラームが鳴る回数と時間は、管理者に確認してください。
- 自動キャンセル機能がOFFの場合
- メイン画面は予定終了時刻まで「入室待ち」と表示され、自動キャンセルは実行されません。予定終了時刻になると予約は自動的に終了し「空室」または次の予約が表示されます。
4.2.8. 予約時間終了を知らせるアラーム
注釈
アラームが鳴る時間と回数は管理者に確認してください。