4. 会議室を利用する
会議室を利用するときの操作について説明します。
4.1. 会議室の利用フロー
4.1.1. 会議室を事前予約する場合
会議室を事前予約して利用する場合の基本的なフローを説明します。
※の項目はオプション設定によって実施されない場合があります。
会議の予定終了時刻となった場合は、そのまま会議は自動的に終了します。
4.1.2. 空き会議室をその場で予約して利用開始する場合
SmartRoomsを設置した会議室が空いているときに、その場で会議室の予約をする場合や利用開始する場合の利用フローを説明します。
※の項目はオプション設定によって実施されない場合があります。
会議の予定終了時刻となった場合は、そのまま会議は自動的に終了します。
4.2. 入室
会議室の利用を開始し、入室します。
= 手順 =
入室待ち画面で［入室］をタップします。
→ 「参加人数の入力」ダイアログが表示されます。
注釈
「参加人数入力」機能がOFFの場合、入力画面は表示されません。
- 会議の参加人数を入力します。
「0」以外の数値を入力してください。また、入力された参加人数の値は、端末には表示されません。
［完了］をタップします。
→ 使用中画面に切り替わります。
4.3. 退室
会議室の利用を終了し、退室します。
注釈
サイボウズ Officeで「SmartRooms用アカウント」を「参加者」に追加して非公開で予約した場合、端末から退室操作を行うと画面は「退室済」に切り替わり、予定終了時刻を迎えるまで「退室済」の状態で表示されます。サイボウズ Officeで予定終了時刻を短縮するか、予定を削除すると予定は終了します。
= 手順 =
- 使用中画面で［退室］をタップします。
→ 確認ダイアログが表示されます。
- 退室する場合は［はい］をタップします。
→ メイン画面に切り替わります。
グループウェアの予定表は、「退室」ボタンをタップした時刻に短縮されます。
重要
C-OF3.0.3以降では、予定開始時刻後のみ予定の退室ができます。予定開始時刻より前に退室操作をした場合は、退室できない旨のメッセージが表示されます。
4.4. 今すぐ利用
= 手順 =
- ［今すぐ利用］をタップします。
→ 「今すぐ利用」ダイアログが表示されます。
- 予約する利用時間を選択して、［次へ］をタップします。
注釈
次の会議室予約に重なってしまう利用時間は表示されません。
- 会議の参加人数を入力し、［次へ］をタップします。
「0」以外の数値を入力してください。また、入力された参加人数の値は、端末には表示されません。
注釈
「参加人数入力」機能がOFFの場合、入力画面は表示されません。
必要に応じてメモを入力します。
a). 自動的にキーボードが表示されるので、メモを入力します。
b). ［入力完了］をタップします。
→ キーボードが非表示になります。
注釈
「メモ入力」機能がOFFの場合、入力画面は表示されません。
c). ［次へ］をタップします。
操作する人のサイボウズ Officeのログイン名を入力し［次へ］をタップします。
→ 「パスワードを入力」ダイアログが表示されます。
注釈
ログインID/パスワード入力を要求するように設定されていない場合は、「ログインIDを入力」ダイアログおよび「パスワードを入力」ダイアログは表示されません。
操作する人のサイボウズ Officeのパスワードを入力し［完了］をタップします。
→ 予約が完了すると、使用中画面に切り替わります。
端末からの会議室予約は、会議室の予定表に反映されます。また、会議の件名は「部屋前端末からの予約」になります。ログインID/パスワードを入力した場合、ユーザーの予定表にも予定が登録されます。ログインID/パスワードを入力しなかった場合は、SmartRooms端末用アカウントの名前で予約が登録されます。
4.5. 利用の中止
予約情報を削除し、事前に会議室の利用を取り止めます。
注釈
「入室待ち」の状態で「中止」が表示されていない場合、管理者によって本機能は利用できないように設定されています。
注釈
サイボウズ Officeで「SmartRooms用アカウント」を「参加者」に追加して非公開で予約した場合、端末から中止操作を行うと画面は「退室済」に切り替わり、予定終了時刻を迎えるまで「退室済」の状態で表示されます。サイボウズ Officeで予定を削除すると予定は終了します。
= 手順 =
入室待ち状態のメイン画面で［中止］をタップします。
→ 予約中止の確認ダイアログが表示されます。
［はい］をタップします。
→ 「予約の中止」ダイアログが表示されます。
操作する人のサイボウズ Officeのログイン名を入力し［次へ］をタップします。
→ 「パスワードを入力」ダイアログが表示されます。
注釈
ログインID/パスワード入力を要求するように設定されていない場合は、「ログインIDを入力」ダイアログおよび「パスワードを入力」ダイアログは表示されません。
操作する人のサイボウズ Officeのパスワードを入力し［完了］をタップします。
グループウェアの予定表から予定が削除されます。
4.6. 利用の延長
会議室利用時に予定終了時刻を延長します。
注釈
サイボウズ Officeで「SmartRooms用アカウント」を「参加者」に追加して非公開で予約した場合、端末に予定は表示されますが延長操作はできません。
= 手順 =
使用中画面で［延長］をタップします。
→ 「予約の延長」ダイアログが表示されます。
延長する時間を指定し［次へ］をタップします。
操作する人のサイボウズ Officeのログイン名を入力し［次へ］をタップします。
→ 「パスワードを入力」ダイアログが表示されます。
注釈
ログインID/パスワード入力を要求するように設定されていない場合は、「ログインIDを入力」ダイアログおよび「パスワードを入力」ダイアログは表示されません。
操作する人のサイボウズ Officeのパスワードを入力し［完了］をタップします。
→ 使用中画面に切り替わります。
予定の終了時刻が、延長した時刻で表示されます。グループウェアの予定表には、延長した時刻が反映されます。重要
C-OF3.0.3以降では、予定開始時刻後のみ予定の延長ができます。予定開始時刻より前に延長操作をした場合は、延長できない旨のメッセージが表示されます。
4.7. 自動キャンセル
- 自動キャンセル機能がONの場合
- 予定開始時刻から一定時間経過しても「入室」ボタンがタップされない場合、自動キャンセルが実行され、空室状態になります。自動キャンセルが実行された場合、グループウェアの予定表には、自動キャンセルが実行された時刻が反映されます。「自動キャンセル」機能がONに設定されている、かつ、アラーム音が設定されている会議室では、自動キャンセルアラームが鳴ります。
- 自動キャンセル機能がOFFの場合
- 自動キャンセルは実行されないため、会議室は入室待ちのままとなります。「入室」ボタンをタップしなかった場合、予定終了時刻になると予定は自動終了し、空室状態になります。
注釈
4.8. 会議終了アラーム
会議の予定終了時刻をアラームで通知するための機能です。
