2. ご利用になる前に

SmartRoomsを利用するには、以下の各項目について確認してください。

2.1. 利用環境の確認

端末アプリの各機能、および管理者が設定できる項目について説明します。
管理者の設定によって利用できる機能は異なり、各機能は会議室ごとに設定できます。
ご利用の環境については、管理者にお問い合わせください。
  • 会議タイトル

    • 端末アプリにグループウェアで登録した会議タイトルを表示します。

    • 管理者の設定によって、グループウェア上の会議タイトルを表示する場合と、代替タイトルを表示する場合があります。

  • 自動キャンセル

    • 会議の予定開始時刻から一定時間が経過しても「入室」ボタンがタップされない場合、予定が自動的にキャンセルされる機能です。

    • 管理者の設定によって、「自動キャンセル」機能がONの場合とOFFの場合があります。

    • 「自動キャンセル」機能がONに設定されている、かつ、アラーム音が設定されている会議室では、自動キャンセルアラームが鳴ります。

  • 参加人数入力

    • 会議室の利用開始時に参加人数を入力する機能です。

    • 管理者の設定によって、「参加人数入力」機能がONの場合とOFFの場合があります。

  • メモ入力

    • 端末からの新規予約や今すぐ利用を行った際に、任意の内容（会議内容、予約者情報など）をメモとして入力できる機能です。

    • 管理者の設定によって、「メモ入力」機能がONの場合とOFFの場合があります。

    • 入力した内容はサイボウズ Officeの予定詳細のメモに反映されます。

  • ID/パスワード入力による認証の要求

    • 端末からの各操作で、グループウェアに登録されているログインID/パスワードの入力を求めるよう設定する機能です。

    • 管理者の設定によって、「ID/パスワード入力による認証の要求」機能がONの場合とOFFの場合があります。

    • 本機能の詳細については、「 ID/パスワード入力による認証の要求機能について 」を参照してください。

  • 端末からの予約/編集/削除

    • 端末から、会議の新規予約・会議の削除・会議時間の変更ができる機能です。

    • 管理者の設定によって、端末からの「予約/編集/削除ボタンの表示」機能がONの場合とOFFの場合があります。

  • 今すぐ利用

    • 会議室が空室の場合、端末からその場で予約して利用できる機能です。

    • 管理者の設定によって、「今すぐ利用」機能がONの場合とOFFの場合があります。

  • 中止

    • 入室前の予約を、端末から削除する機能です。

    • 管理者の設定によって、「中止」機能がONの場合とOFFの場合があります。

  • 会議終了アラーム

    • 会議の予定終了時刻前にアラーム音を鳴らす機能です。

    • 管理者の設定によって、「会議終了アラーム」機能がONの場合とOFFの場合があります。

    • 「会議終了アラーム」機能がONに設定されている、かつ、アラーム音が設定されている会議室では、会議終了アラームが鳴ります。

2.2. 文字入力について

文字を入力する方法について説明します。

文字入力を行うときは、画面下半分にキーボードが表示されます。メモ入力時は以下の図のようになり、「 入力完了 」ボタンを表示することでキーボードが非表示になります。

キーボードが表示されない場合は、以下の操作を行うとキーボードが表示されます。

  • 「入力開始」ボタンをタップする。

  • テキストフィールドをタップする。

キーボードを非表示にする場合は、画面下部にある下向き矢印をタップしてください。

注釈

端末の機種やOSのバージョンによっては、上記の画面とデザインが異なる場合があります。

2.3. ID/パスワード入力による認証の要求機能について

端末から予約の中止や延長を行う際に、サイボウズ OfficeのログインID/パスワードの入力を求める画面が表示される機能です。
本機能は、予約の新規登録、予約の編集、予約の中止、予約の削除、予約の延長、今すぐ利用に設定できます。
予約の中止や予約の削除は、サイボウズ Office管理者の設定によって制限され、操作ができない場合があります。
端末から「今すぐ利用」や新規予約の作成を行った場合は、入力したログインIDのユーザー情報が「参加者」に表示されます。
サイボウズ Officeの予定表には、入力したログインIDのユーザー情報で予定が作成されます。

2.4. サイボウズ Office固有の動作について

サイボウズ Officeで登録される予定の種類によって、SmartRoomsの動作が異なることがあります。

  • 通常予定（公開設定）

    SmartRoomsの機能を利用できます。

  • 通常予定（非公開設定）
    非公開設定は表示できません。
    非公開設定をした予約を表示する場合、「SmartRooms用アカウント」を「参加者」に追加すると、表示されます。
    ただし、端末からは「延長」「編集」「削除」の操作ができません。また、「中止」や「退室」を行うと「退室済」の画面に切り替わり、予定終了時間を迎えるか、サイボウズ Officeのスケジュールで変更削除されるまで「退室済」の状態になります。自動キャンセルの時間を迎えると、自動的に入室されます。
    また、該当の端末を社内モードで運用している場合は、会議タイトルが表示されます。非表示にするには、「会議室の状況を予定メニューに反映する」がONの場合は「社内モード時に会議タイトルを非表示にする」キーワードを入力し、「会議室の状況を予定メニューに反映する」がOFFの場合は予定メニューから「非表示用メニュー」を選択してください。
  • 繰り返し予定
    繰り返し予定として登録された予定が端末に表示されます。端末からの操作は操作対象の予定のみに適用され、その後に予定されている繰り返し予定には影響しません。
    繰り返し予定の変更をする場合、当日内のみの変更となり、日付の変更はできません。
    非公開設定の繰り返し予定は表示できません。非公開設定をした予約を表示する場合、上記の「通常予定（非公開設定）」を参照してください。

2.5. サイボウズ Officeのバージョン間の差違について

関連項目はありません。