2. ご利用になる前に

SmartRoomsを利用するには、以下の各項目について確認してください。

2.1. 利用環境の確認

端末アプリの各機能、および管理者が設定できる項目について説明します。
管理者の設定によって利用できる機能は異なり、各機能は会議室ごとに設定できます。
ご利用の環境については、管理者にお問い合わせください。
  • 会議タイトル
    • 端末アプリにグループウェアで登録した会議タイトルを表示します。
    • 管理者の設定によって、グループウェア上の会議タイトルを表示する場合と、代替タイトルを表示する場合があります。
  • 自動キャンセル
    • 会議の予定開始時刻から一定時間が経過しても「入室」ボタンがタップされない場合、予定が自動的にキャンセルされる機能です。
    • 管理者の設定によって、「自動キャンセル」機能がONの場合とOFFの場合があります。
    • 「自動キャンセル」機能がONに設定されている、かつ、アラーム音が設定されている会議室では、自動キャンセルアラームが鳴ります。
  • 参加人数入力
    • 会議室の利用開始時に参加人数を入力する機能です。
    • 管理者の設定によって、「参加人数入力」機能がONの場合とOFFの場合があります。
  • メモ入力
    • 端末からの新規予約や今すぐ利用を行った際に、任意の内容（会議内容、予約者情報など）をメモとして登録できる機能です。
    • 管理者の設定によって、「メモ入力」機能がONの場合とOFFの場合があります。
  • 認証の要求
    • 端末からの各操作で、グループウェアに登録されているログインID/パスワードの入力を求めるよう設定する機能です。
    • 管理者の設定によって、「認証の要求」機能がONの場合とOFFの場合があります。
    • 本機能の詳細については、「 認証の要求機能について 」を参照してください。
  • 端末からの予約/編集/削除
    • 端末から、会議の新規予約・会議の削除・会議時間の変更ができる機能です。
    • 管理者の設定によって、端末からの「予約/編集/削除ボタンの表示」機能がONの場合とOFFの場合があります。
  • 今すぐ利用
    • 会議室が空室の場合、端末からその場で予約して利用できる機能です。
    • 管理者の設定によって、「今すぐ利用」機能がONの場合とOFFの場合があります。
  • 会議終了アラーム
    • 会議の予定終了時刻前にアラーム音を鳴らす機能です。
    • 管理者の設定によって、「会議終了アラーム」機能がONの場合とOFFの場合があります。
    • 「会議終了アラーム」機能がONに設定されている、かつ、アラーム音が設定されている会議室では、会議終了アラームが鳴ります。

    注釈

    会議終了の1分前にアラームが鳴る機能はバージョン4.0.0から利用できます。

2.2. 文字入力について

文字を入力する方法について説明します。

文字入力を行うときは、画面下半分にキーボードが表示されます。メモ入力時は以下の図のようになり、「 入力完了 」ボタンを表示することでキーボードが非表示になります。

キーボードが表示されない場合は、以下の操作を行うとキーボードが表示されます。

  • 「入力開始」ボタンをタップする。
  • テキストフィールドをタップする。

キーボードを非表示にする場合は、画面下部にある下向き矢印をタップしてください。

注釈

端末の機種やOSのバージョンによっては、上記の画面とデザインが異なる場合があります。

2.3. 認証の要求機能について

端末からの操作時（予約登録、予約編集、予約削除、今すぐ利用、予約中止、予約延長）に、グループウェアのログインIDおよびパスワードを使用する場合があります。

端末からID/パスワードを利用して予定の登録または今すぐ利用を実施すると、予約参加者として入力されたIDのユーザーが端末に表示されます。
端末で入力するID/パスワードの権限はGaroonでの設定に依存します。アクセス権のない予定編集などの作業はできません。また、端末からID/パスワードを利用して予定の登録などの作業を実施すると、Garoonに登録者や更新者としてIDのユーザーが表示されます。

2.4. Garoon固有の動作について

Garoonで登録される予定の種類によって、SmartRoomsの動作が異なることがあります。

  • 通常予定（公開設定）

    SmartRoomsの機能を利用できます。

  • 通常予定（非公開もしくは公開先を設定する）
    公開方法で「非公開」もしくは「公開先を設定する」（パッケージ版 Garoon5.9未満の場合のみ）を選択した予定は、SmartRooms用アカウントに予定を変更する権限が無いため、端末からは変更できません。そのため、延長、編集、削除、中止、退室、自動キャンセルは端末からできません。
    延長、編集、削除しようとすると、「この予定は操作できません」というメッセージが表示され、操作は完了しません。
    また、中止または退室された場合は、「退室済」に切り替わり、予定された時間が終了するまで表示されます。詳細は、「 メイン画面（退室済） 」を参照してください。
    自動キャンセルの場合は、「自動キャンセルに失敗しました」というメッセージが表示され、「使用中」に切り替わり、予定された時間が終了するまで表示されます。

    注釈

    アプリバージョン4.0.17以降をご利用の場合、以下の予定は端末から変更や削除が可能です。

    ・「参加者」に「SmartRooms用アカウント」を含む予定
    ・「非公開」を選択し「共有先」に「SmartRooms用アカウント」を含む予定（パッケージ版 Garoon5.9以降、およびクラウド版 Garoonをご利用の場合）
    ・「公開先を設定する」を選択し「公開先」に「SmartRooms用アカウント」を含む予定（パッケージ版 Garoon5.9未満の場合のみ）
  • 繰り返し予定
    繰り返し予定として登録された予定が端末に表示されます。端末からの操作は操作対象の予定のみに適用され、その後に予定されている繰り返し予定には影響しません。
    非公開設定および限定された公開先設定の繰り返し予定は、非公開設定および限定された公開先設定の通常予定と同様に動作します。
  • 仮の予定
    通常予定（非公開設定および限定された公開先設定）と同様に、端末からは編集できません。
    仮の予定は候補として複数登録されることが多いですが、その場合、候補の予定ごとに会議室予約が登録され、そのつど端末に表示されます。
  • アクセス権のないユーザーやリソースが含まれた予定

    SmartRooms用のアカウントがアクセスできないユーザーやリソースが含まれた予定は、端末からは編集できません。

  • 参加者が設定されていない予定
    参加者が設定されていない予定を中止または削除しようとすると、「参加者が設定されていません。参加者を1人以上選択してください。」というメッセージが出力され、操作できません 。編集は可能です。
    会議室の予定表に直接予約操作をすると参加者が既定では設定されないため、この運用が可能な場合、本ケースが起こりやすくなります。

2.5. Garoonのバージョン間の差違について

クラウド版 Garoonでは2020年11月8日、パッケージ版では2021年11月15日リリースのGaroon 5.9.0以降の機能変更において、予定の公開方法から「公開先を設定する」の機能が廃止となり、新機能の「共有先」が搭載されました。
「共有先」は公開および非公開の予定に設定することができます。