4. 会議室を利用する

会議室を利用するときの操作について説明します。

4.1. 会議室の利用フロー

4.1.1. 会議室を事前予約する場合

会議室を事前予約して利用する場合の基本的なフローを説明します。

※の項目はオプション設定によって実行されない場合があります。
「退室」ボタンをタップしなかった場合、会議の予定終了時刻になると会議は自動的に終了します。

4.1.2. 空き会議室をその場で予約して利用開始する場合

メイン画面が「空室」と表示されている際に、その場で会議室を予約してすぐに利用開始する場合のフローを説明します。

※の項目はオプション設定によって実行されない場合があります。
「退室」ボタンをタップしなかった場合、会議の予定終了時刻になると会議は自動的に終了します。

4.2. 会議室の利用を開始する

メイン画面が「入室待ち」の場合に、「入室」ボタンをタップして事前に予約した予定の利用を開始します。

= 手順 =

入室待ち画面で［入室］をタップします。

→ 「参加人数の入力」ダイアログが表示されます。

注釈

「参加人数入力」機能がOFFの場合、入力画面は表示されません。
会議の参加人数を入力し［完了］をタップします。
「0」以外の数値を入力してください。

→ 使用中画面に切り替わります。

4.3. 会議室の利用を終了する

会議室の利用中に「退室」をタップして会議室の利用を終了します。

「退室」するとグループウェアの予定表の予約が短縮されます。

注釈

サイボウズ Officeで「SmartRooms用アカウント」を「参加者」に追加して非公開で予約した場合、端末から退室操作を行うと画面は「退室済」に切り替わり、予定終了時刻を迎えるまで「退室済」の状態で表示されます。

サイボウズ Officeで予定終了時刻を短縮するか、予定を削除すると予定は終了します。

= 手順 =

使用中画面で［退室］をタップします。

→ 確認ダイアログが表示されます。
退室する場合は［はい］をタップします。

→ 退室が完了すると「予約を終了しました」というメッセージが表示され、メイン画面に戻ります。

重要

R-OF3.0.4以降では、予定開始時刻後のみ予定の退室ができます。

予定開始時刻より前に退室操作をした場合は、退室できない旨のメッセージが表示されます。

4.4. 空室を利用する

メイン画面が「空室」の場合に、ただちに会議室を利用することができます。
「今すぐ利用」をタップし、利用する時間を指定します。
予約が完了すると、グループウェアに、参加者がSmartRooms用アカウントで、会議タイトルが「部屋前端末からの予約」という予約が登録されます。
利用者がログインID/パスワードを入力した場合は、グループウェアに、参加者が利用者名で、会議タイトルが「部屋前端末からの予約」という予約が登録されます。

注釈

メイン画面が「空室」の状態で「今すぐ利用」が表示されていない場合、管理者によって本機能は利用できないように設定されています。

= 手順 =

［今すぐ利用］をタップします。

→ 「今すぐ利用」ダイアログが表示されます。
予約する利用時間を選択し［次へ］をタップします。

注釈

次の会議室予約に重なってしまう利用時間は表示されません。
会議の参加人数を入力し［次へ］をタップします。
「0」以外の数値を入力してください。また、入力された参加人数の値は、端末には表示されません。

注釈

「参加人数入力」機能がOFFの場合、入力画面は表示されません。

キーボードが表示されるのでメモを入力し、［入力完了］をタップします。

→ キーボードが非表示になります。

注釈

「メモ入力」機能がOFFの場合、入力画面は表示されません。
［次へ］をタップします。
操作する人のサイボウズ Officeのログイン名を入力し［次へ］をタップします。

→ 「パスワードを入力」ダイアログが表示されます。

注釈

ログインID/パスワード入力を要求するように設定されていない場合は、「ログインIDを入力」ダイアログと「パスワードを入力」ダイアログは表示されません。
操作する人のサイボウズ Officeのパスワードを入力し［完了］をタップします。

→ 予約が完了すると、「予約が完了しました」というメッセージが表示され、メイン画面に戻ります。

端末からの会議室予約は、会議室の予定表に反映されます。また、会議の件名は「部屋前端末からの予約」になります。

ログインID/パスワードの入力画面が表示されない場合、予約者はSmartRooms用アカウントで登録されます。

ログインID/パスワードを入力した場合、予約者はログイン名のユーザーとなり、ユーザーの予定表にも予定が登録されます。

4.5. 予約を中止する

メイン画面が「入室待ち」の場合に、表示されている予約を中止することができます。

端末から中止が実行されると、グループウェアの予定表から予約が削除されます。

注釈

メイン画面が「入室待ち」の状態で「中止」が表示されていない場合、管理者によって本機能は利用できないように設定されています。

注釈

サイボウズ Officeで「SmartRooms用アカウント」を「参加者」に追加して非公開で予約した場合、端末から中止操作を行うと画面は「退室済」に切り替わり、予定終了時刻を迎えるまで「退室済」の状態で表示されます。

サイボウズ Officeで予定を削除すると予定は終了します。

= 手順 =

入室待ち状態のメイン画面で［中止］をタップします。

→ 予約中止の確認ダイアログが表示されます。

［はい］をタップします。

→ 「予約の中止」ダイアログが表示されます。
操作する人のサイボウズ Officeのログイン名を入力し［次へ］をタップします。

→ 「パスワードを入力」ダイアログが表示されます。

注釈

ログインID/パスワード入力を要求するように設定されていない場合は、「ログインIDを入力」ダイアログと「パスワードを入力」ダイアログは表示されません。
操作する人のサイボウズ Officeのパスワードを入力し［完了］をタップします。

→ 削除が完了すると、「予約は削除されました」というメッセージが表示され、メイン画面に戻ります。

4.6. 予約を延長する

会議室の利用中に予約時間を延長することができます。
「延長」をタップし、延長する時間を指定します。
端末から延長が実行されると、グループウェアの予定表の予約も延長されます。

注釈

サイボウズ Officeで「SmartRooms用アカウント」を「参加者」に追加して非公開で予約した場合、端末に予定は表示されますが延長操作はできません。

= 手順 =

使用中画面で［延長］をタップします。

→ 「予約の延長」ダイアログが表示されます。

延長する時間を指定し［次へ］をタップします。
操作する人のサイボウズ Officeのログイン名を入力し［次へ］をタップします。

→ 「パスワードを入力」ダイアログが表示されます。

注釈

ログインID/パスワード入力を要求するように設定されていない場合は、「ログインIDを入力」ダイアログと「パスワードを入力」ダイアログは表示されません。
操作する人のサイボウズ Officeのパスワードを入力し［完了］をタップします。

→ メイン画面に戻り、「予約を延長しました」というメッセージが表示されます。

予定終了時刻が延長した時刻で表示されます。

重要

R-OF3.0.4以降では、予定開始時刻後のみ予定の延長ができます。

予定開始時刻より前に延長操作をした場合は、延長できない旨のメッセージが表示されます。

4.7. 予約の自動キャンセル

予定開始時刻から一定時間を経過しても会議室が利用されない場合、自動的に予約がキャンセルされます。

管理者の設定によって「自動キャンセル」機能がOFFの場合は、予約はキャンセルされません。

注釈

自動キャンセルのON/OFFと自動キャンセルが実行されるまでの時間は、管理者に確認してください。

自動キャンセル機能がONの場合

予定開始時刻を過ぎても「入室」がタップされない場合、予約が自動的にキャンセルされ「空室」状態になります。

アラーム音が設定されている会議室では、自動キャンセルが実行される前にアラームが1回または2回鳴ります。

自動キャンセルが実行された場合、グループウェアの予定表は、自動キャンセルが実行された時刻に短縮されます。

注釈

アラームが鳴る回数と時間は、管理者に確認してください。
自動キャンセル機能がOFFの場合

メイン画面は予定終了時刻まで「入室待ち」と表示され、自動キャンセルは実行されません。

予定終了時刻になると予約は自動的に終了し「空室」または次の予約が表示されます。

注釈

「非公開」に設定され参加者に「SmartRooms用アカウント」が登録された予定は、自動キャンセルができないため、自動キャンセルの時間を迎えると、自動的に入室されます。

4.8. 予約時間終了を知らせるアラーム

会議室の予定終了時刻が近づくと、アラームで通知されます。

アラームは、管理者が設定した時間に1回または2回鳴ります。

注釈

アラームが鳴る時間と回数は管理者に確認してください。

アラームが鳴ると、端末のメイン画面には以下のメッセージが表示されます。

メッセージの「OK」ボタンをタップすると、アラームが止まります。