4. 会議室を利用する

会議室を利用するときの操作について説明します。

4.1. 会議室の利用フロー

4.1.1. 会議室を事前予約する場合

会議室を事前予約して利用する場合の基本的なフローを説明します。

• ※の項目はオプション設定によって実行されない場合があります。
• 「退室」ボタンをタップしなかった場合、会議の予定終了時刻になると会議は自動的に終了します。

4.1.2. 空き会議室をその場で予約して利用開始する場合

メイン画面が「空室」と表示されている際に、その場で会議室を予約してすぐに利用開始する場合のフローを説明します。

• ※の項目はオプション設定によって実行されない場合があります。
• 「退室」ボタンをタップしなかった場合、会議の予定終了時刻になると会議は自動的に終了します。

4.2. 入室

会議室の利用を開始し、入室します。

= 手順 =

1. 入室待ち画面で［入室］をタップします。

   

   → 「参加人数の入力」ダイアログが表示されます。

   注釈

   「参加人数入力」機能がOFFの場合、入力画面は表示されません。

2. 会議の参加人数を入力します。

   「0」以外の数値を入力してください。また、入力された参加人数の値は、端末には表示されません。

3. ［完了］をタップします。

   

   → 使用中画面に切り替わります。

4.3. 退室

会議室の利用を終了し、退室します。

= 手順 =

1. 使用中画面で［退室］をタップします。

   

   → 確認ダイアログが表示されます。

2. 退室する場合は［はい］をタップします。

   

→ メイン画面に切り替わります。

退室が実行された場合、会議室の予定表の予定終了時刻は、退室が実行された時刻に更新されます。予約者および参加者の予定表は更新されません。

重要

R-GO3.0.15以降のR-GO3.0.X、R-GO4.0.1以降のR-GO4.0.Xでは、予定開始時刻後のみ予定の退室ができます。

予定開始時刻より前に退室操作をした場合は、退室できない旨のメッセージが表示されます。

4.4. 今すぐ利用

メイン画面が「空室」の場合、ただちに会議室を利用できます。

管理者の設定によって「今すぐ利用」機能がOFFになっている場合があります。

= 手順 =

1. ［今すぐ利用］をタップします。

   

   → 「今すぐ利用」ダイアログが表示されます。

2. 予約する利用時間を選択し［次へ］をタップします。

   

   注釈

   次の会議室予約に重なってしまう利用時間は表示されません。

3. 会議の参加人数を入力し［次へ］をタップします。

   「0」以外の数値を入力してください。また、入力された参加人数の値は、端末には表示されません。

   

   注釈

   「参加人数入力」機能がOFFの場合、入力画面は表示されません。

4. 必要に応じてメモを入力します。

   a). 自動的にキーボードが表示されるので、メモを入力します。

   b). ［入力完了］をタップします。

   

   → キーボードが非表示になります。

   注釈

   「メモ入力」機能がOFFの場合、入力画面は表示されません。

   c). ［完了］をタップします。

   

   → 予約が完了すると、使用中画面に切り替わります。

4.5. 利用の中止

予約情報を削除し、事前に会議室の利用を取り止めます。

= 手順 =

1. 入室待ち状態のメイン画面で［中止］をタップします。

   

   → 予約中止の確認ダイアログが表示されます。

2. ［はい］をタップします。

   

   → 空室もしくは入室待ち画面に切り替わります。

4.6. 利用の延長

会議室利用時に予定終了時刻を延長します。

= 手順 =

1. 使用中画面で［延長］をタップします。

   

   → 「予約の延長」ダイアログが表示されます。

2. 延長する時間を指定し［完了］をタップします。

   

   → 使用中画面に切り替わります。

   重要

   R-GO3.0.15以降のR-GO3.0.X、R-GO4.0.1以降のR-GO4.0.Xでは、予定開始時刻後のみ予定の延長ができます。

   予定開始時刻より前に延長操作をした場合は、延長できない旨のメッセージが表示されます。

4.7. 自動キャンセル

利用開始予定時刻から一定時間経過しても会議室の利用が開始されない場合、自動的に予定をキャンセルする機能です。

管理者の設定によって「自動キャンセル」機能がOFFになっている場合があります。

• 自動キャンセル機能がONの場合

  予定開始時刻から一定時間経過しても「入室」ボタンがタップされない場合、自動キャンセルが実行され、空室状態になります。

  自動キャンセルが実行された場合、会議室の予定表の予定終了時刻は、自動キャンセルが実行された時刻に更新されます。予約者および参加者の予定表は更新されません。

  「自動キャンセル」機能がONに設定されている、かつ、アラーム音が設定されている会議室では、自動キャンセルアラームが鳴ります。

  自動キャンセルアラームは、管理者の設定によって、1回または2回鳴る場合があります。

• 自動キャンセル機能がOFFの場合

  自動キャンセルは実行されないため、メイン画面は入室待ちのままとなります。

  「入室」ボタンをタップしなかった場合、予定終了時刻になると予定は自動終了し、空室状態になります。

注釈

自動キャンセルのON/OFF、自動キャンセルまでの時間、アラームが鳴る時間は、管理者に確認してください。

4.8. 会議終了アラーム

会議の予定終了時刻をアラームで通知するための機能です。

「会議終了アラーム」機能がONに設定されている、かつ、アラーム音が設定されている会議室では、会議の予定終了時刻から一定時間前にアラーム音が鳴ります。

端末のメイン画面には以下のメッセージが表示されます。

「会議終了アラーム」は、管理者の設定によって、1回または2回鳴る場合があります。

アラームを止める場合は、メッセージの「OK」ボタンをタップしてください。「OK」ボタンをタップしない場合、アラームが鳴り続けます。

注釈

会議終了アラームが鳴る時間は管理者に確認してください。