4. 座席を利用する

4.1. 社員証（ICカード）で操作する場合

社員証や入館証などのICカードを端末にタッチし、座席の利用を開始します。

4.1.1. 座席の利用フロー

4.1.1.1. 座席を事前予約する場合

座席を事前予約して利用する場合の基本的なフローを説明します。

※の項目はオプション設定によって実行されない場合があります。
「退席」ボタンをタップしなかった場合、予定終了時刻になると予約は自動的に終了します。

4.1.1.2. 空席を予約して利用開始する場合

メイン画面が「空席」と表示されている際に、その場で座席を予約してすぐに利用開始する場合のフローを説明します。

※の項目はオプション設定によって実行されない場合があります。
「退席」ボタンをタップしなかった場合、予定終了時刻になると利用は自動的に終了します。

4.1.2. 座席の利用を開始する

社員証や入館証などのICカードを端末にタッチし、事前に予約した座席の利用を開始します。

注釈

メイン画面が「利用開始待ち」の状態で、「利用開始」ボタンが表示されていない場合、利用するためのメッセージが表示されます。

4.1.2.1. 利用開始ボタンが表示されている場合

「利用開始」ボタンが表示されている場合はボタンをタップし、社員証や入館証などのICカードを端末にタッチして利用を開始します。

= 手順 =

利用開始待ち画面で［利用開始］をタップします。

→ 「社員証連携」機能による認証を求めるダイアログが表示されます。
端末に表示されているメッセージにしたがい、ICカードを端末にタッチします。

注釈

管理者の設定によって、表示されるメッセージは異なります。

→ 「参加人数の入力」ダイアログが表示されます。

注釈

「参加人数入力」機能がOFFの場合、入力画面は表示されません。
参加人数を入力し［完了］をタップします。
「0」以外の数値を入力してください。

→ 使用中画面に切り替わります。

4.1.2.2. 利用開始ボタンが表示されていない場合

「利用開始待ち」の状態で「利用開始」ボタンが表示されていない場合は、座席を利用するためのメッセージが表示されます。

= 手順 =

端末に表示されているメッセージにしたがい、ICカードを端末にタッチします。

注釈

管理者の設定によって、表示されるメッセージは異なります。

→ 「参加人数の入力」ダイアログが表示されます。

注釈

「参加人数入力」機能がOFFの場合、入力画面は表示されません。
参加人数を入力し［完了］をタップします。
「0」以外の数値を入力してください。

→ 使用中画面に切り替わります。

4.1.3. 座席の利用を終了する

座席の利用中に「退席」をタップし、社員証や入館証などのICカードを端末にタッチして座席の利用を終了します。

管理者の設定によっては、「退席」のタップのみで予約が終了します。

退席すると、グループウェアの座席の予約が短縮されます。

利用者のグループウェアの予定表は短縮されません。

= 手順 =

使用中画面で［退席］をタップします。

→ 「社員証連携」機能による認証を求めるダイアログが表示されます。
メッセージにしたがい、ICカードを端末にタッチします。

注釈

管理者の設定によって、表示されるメッセージは異なります。

→ 退席が完了すると「予約を終了しました」というメッセージが表示され、メイン画面に戻ります。

重要

予定開始時刻より前に退席操作をした場合は、退席できない旨のメッセージが表示されます。

4.1.4. 空席を利用する

メイン画面が「空席」の場合に、ただちに座席を利用することができます。

社員証や入館証などのICカードを端末にタッチし、利用する時間、または何時まで利用するかを指定します。

社員証や入館証などのICカードで認証し予約が完了した場合、グループウェアの座席の予定表に、予約者がSmartRooms用アカウントで、タイトルが「{利用者名} デスク端末からの予約」という予約が登録されます。

既定値では、利用者のグループウェアの予定表にも予約が登録されますが、管理者の設定によっては登録されない場合があります。

注釈

メイン画面が「空席」の状態で、利用するためのメッセージが表示されていない場合、管理者によって利用できないように設定されています。

= 手順 =

メッセージにしたがい、ICカードを端末にタッチします。

注釈

管理者の設定によって、表示されるメッセージは異なります。

→ 「今すぐ利用」ダイアログが表示されます。
予約する利用時間を選択し［次へ］をタップします。

注釈

次の座席予約に重なってしまう利用時間は表示されません。

→ 「参加人数の入力」ダイアログが表示されます。

注釈

「参加人数入力」機能がOFFの場合、入力画面は表示されません。
時刻を選択する画面が表示された場合は、終了時刻をタップします。

注釈

次の座席予約が存在する場合、それ以降の終了時刻は選択できません。

→ 「参加人数の入力」ダイアログが表示されます。

注釈

「参加人数入力」機能がOFFの場合、入力画面は表示されません。
参加人数を入力し［完了］をタップします。
「0」以外の数値を入力してください。

→ 予約が完了すると、「予約が完了しました」というメッセージが表示され、メイン画面に戻ります。

4.1.5. 予約を中止する

メイン画面が「利用開始待ち」の場合に予約を中止します。
「中止」ボタンをタップして社員証や入館証などのICカードを端末にタッチすると、座席の予約が削除されます。
中止の操作は、予約者または参加者のみが実行できます。

予約を中止すると、グループウェアの座席の予定表から予約が削除されます。

予約者と参加者の予定表からは削除されません。

注釈

メイン画面が「利用開始待ち」の状態で、「中止」ボタンが表示されていない場合、管理者によって本機能は利用できないように設定されています。

= 手順 =

利用開始待ち状態のメイン画面で［中止］をタップします。

→ 「社員証連携」機能による認証を求めるダイアログが表示されます。
メッセージにしたがい、ICカードを端末にタッチします。

注釈

管理者の設定によって、表示されるメッセージは異なります。

→ 削除が完了すると、「予約は削除されました」というメッセージが表示され、メイン画面に戻ります。

4.1.6. 予約を延長する

座席の利用中に予約時間を延長します。
「延長」ボタンをタップして社員証や入館証などのICカードを端末にタッチし、延長する時間、または何時まで延長するかを指定します。
延長の操作は、予約者または参加者のみが実行できます。

予約を延長すると、グループウェアの座席の予定表も延長されます。

予約者と参加者の予定表には反映されません。

= 手順 =

使用中画面で［延長］をタップします。

→ 「社員証連携」機能による認証を求めるダイアログが表示されます。
メッセージにしたがい、ICカードを端末にタッチします。

注釈

管理者の設定によって、表示されるメッセージは異なります。

→ 「予約の延長」ダイアログが表示されます。
延長する時間を指定し［完了］をタップします。

注釈

次の座席予約に重なってしまう利用時間は表示されません。
時刻を選択する画面が表示された場合は、終了時刻をタップします。

注釈

次の座席予約が存在する場合、それ以降の終了時刻は選択できません。

→ メイン画面に戻り、「予約を延長しました」というメッセージが表示されます。

予定終了時刻が延長した時刻で表示されます。

重要

予定開始時刻より前に延長操作をした場合は、延長できない旨のメッセージが表示されます。

4.1.7. 予約の自動キャンセル

予定開始時刻から一定時間を経過しても座席が利用されない場合、自動的に予約がキャンセルされます。

管理者の設定によって「自動キャンセル」機能がOFFの場合は、予約はキャンセルされません。

注釈

自動キャンセルのON/OFFと自動キャンセルが実行されるまでの時間は、管理者に確認してください。

自動キャンセル機能がONの場合

予定開始時刻を過ぎても「利用開始」がタップされない場合、予約が自動的にキャンセルされ「空席」状態になります。

アラーム音が設定されている座席では、自動キャンセルが実行される前にアラームが1回または2回鳴ります。

自動キャンセルが実行された場合、グループウェアの座席の予定表は、自動キャンセルが実行された時刻に短縮されます。

予約者と参加者の予定表は更新されません。

注釈

アラームが鳴る回数と時間は、管理者に確認してください。
自動キャンセル機能がOFFの場合

メイン画面は予定終了時刻まで「利用開始待ち」と表示され、自動キャンセルは実行されません。

予定終了時刻になると予約は自動的に終了し「空席」または次の予約が表示されます。

4.1.8. 予約時間終了を知らせるアラーム

座席の予定終了時刻が近づくと、アラームで通知されます。

アラームは、管理者が設定した時間に1回または2回鳴ります。

注釈

アラームが鳴る時間と回数は管理者に確認してください。

アラームが鳴ると、端末のメイン画面には以下のメッセージが表示されます。

メッセージの「OK」ボタンをタップすると、アラームが止まります。

4.2. 画面をタップして操作する場合

社員証を利用せずに座席を利用するときの操作について説明します。

4.2.1. 座席の利用フロー

4.2.1.1. 座席を事前予約して利用する

座席を事前予約して利用する場合の基本的なフローを説明します。

※の項目はオプション設定によって実行されない場合があります。
「退席」ボタンをタップしなかった場合、予約の予定終了時刻になると予約は自動的に終了します。

4.2.1.2. 空席を予約して利用を開始する

メイン画面が「空席」と表示されている際に、その場で座席を予約してすぐに利用開始する場合のフローを説明します。

※の項目はオプション設定によって実行されない場合があります。
「退席」ボタンをタップしなかった場合、座席の予定終了時刻になると予約は自動的に終了します。

4.2.2. 座席の利用を開始する

メイン画面が「利用開始待ち」の場合に、「利用開始」ボタンをタップして利用を開始します。

= 手順 =

利用開始待ち画面で［利用開始］をタップします。

→ 「参加人数の入力」ダイアログが表示されます。

注釈

「参加人数入力」機能がOFFの場合、入力画面は表示されません。
参加人数を入力し、［完了］をタップします。
「0」以外の数値を入力してください。

→ 使用中画面に切り替わります。

4.2.3. 座席の利用を終了する

座席の利用中に「退席」ボタンをタップして座席の利用を終了します。

「退席」するとグループウェアの座席の予約が短縮されます。

利用者のグループウェアの予定表は短縮されません。

= 手順 =

使用中画面で［退席］をタップします。

→ 確認ダイアログが表示されます。
退席する場合は［はい］をタップします。

→ 退席が完了すると「予約を終了しました」というメッセージが表示され、メイン画面に戻ります。

重要

予定開始時刻より前に退席操作をした場合は、退席できない旨のメッセージが表示されます。

4.2.4. 空席を利用する

メイン画面が「空席」の場合に、ただちに座席を利用することができます。

「利用開始」ボタンをタップし、利用する時間、または何時まで利用するかを指定します。

予約が完了すると、グループウェアの座席の予定表に、予約者がSmartRooms用アカウントで、タイトルが「デスク端末からの予約」という予約が登録されます。

注釈

メイン画面が「空席」の状態で「今すぐ利用」ボタンが表示されていない場合、管理者によって本機能は利用できないように設定されています。

= 手順 =

［今すぐ利用］をタップします。

→ 「今すぐ利用」ダイアログが表示されます。
予約する利用時間を選択し［次へ］をタップします。

注釈

次の座席予約に重なってしまう利用時間は表示されません。

→ 「参加人数の入力」ダイアログが表示されます。

注釈

「参加人数入力」機能がOFFの場合、入力画面は表示されません。
時刻を選択する画面が表示された場合は、終了時刻をタップします。

注釈

次の座席予約に重なってしまう終了時刻は表示されません。

→ 「参加人数の入力」ダイアログが表示されます。

注釈

「参加人数入力」機能がOFFの場合、入力画面は表示されません。
参加人数を入力し［完了］をタップします。
「0」以外の数値を入力してください。

→ 予約が完了すると、「予約が完了しました」というメッセージが表示され、メイン画面に戻ります。

4.2.5. 予約を中止する

メイン画面が「利用開始待ち」の場合に「中止」ボタンをタップすると座席の予約が削除されます。

中止を実行すると、グループウェアの座席の予定表から予約が削除されます。

予約者と参加者の予定表からは削除されません。

注釈

メイン画面が「利用開始待ち」の状態で「中止」ボタンが表示されていない場合、管理者によって本機能は利用できないように設定されています。

= 手順 =

利用開始待ち状態のメイン画面で［中止］をタップします。

→ 予約中止の確認ダイアログが表示されます。

中止する場合は［はい］をタップします。

→ 削除が完了すると、「予約は削除されました」というメッセージが表示され、メイン画面に戻ります。

4.2.6. 予約を延長する

座席の利用中に予約時間を延長します。

「延長」ボタンをタップし、延長する時間、または何時まで延長するかを指定します。

予約を延長すると、グループウェアの座席の予定表も延長されます。

予約者と参加者の予定表には反映されません。

= 手順 =

使用中画面で［延長］をタップします。

→ 「予約の延長」ダイアログが表示されます。

延長する時間を指定し、［完了］をタップします。
時刻を選択する画面が表示された場合は、終了時刻をタップします。

→ メイン画面に戻り、「予約を延長しました」というメッセージが表示されます。

予定終了時刻が延長した時刻で表示されます。

重要

予定開始時刻より前に延長操作をした場合は、延長できない旨のメッセージが表示されます。

4.2.7. 予約の自動キャンセル

予定開始時刻から一定時間を経過しても座席が利用されない場合、自動的に予約がキャンセルされます。

管理者の設定によって「自動キャンセル」機能がOFFの場合は、予約はキャンセルされません。

注釈

自動キャンセルのON/OFFと自動キャンセルが実行されるまでの時間は、管理者に確認してください。

自動キャンセル機能がONの場合

予定開始時刻を過ぎても「利用開始」がタップされない場合、予約が自動的にキャンセルされ「空席」状態になります。

アラーム音が設定されている座席では、自動キャンセルが実行される前にアラームが1回または2回鳴ります。

自動キャンセルが実行された場合、グループウェアの座席の予定表は、自動キャンセルが実行された時刻に短縮されます。

予約者と参加者の予定表は更新されません。

注釈

アラームが鳴る回数と時間は、管理者に確認してください。
自動キャンセル機能がOFFの場合

メイン画面は予定終了時刻まで「利用開始待ち」と表示され、自動キャンセルは実行されません。

予定終了時刻になると予約は自動的に終了し「空席」または次の予約が表示されます。

4.2.8. 予約時間終了を知らせるアラーム

座席の利用終了時刻が近づくと、アラームで通知されます。

アラームは、管理者が設定した時間で1回または2回鳴ります。

注釈

アラームが鳴る時間と回数は管理者に確認してください。

アラームが鳴ると、端末のメイン画面には以下のメッセージが表示されます。

メッセージの「OK」ボタンをタップすると、アラームが止まります。